RMC 150th Anniversary Gala – Privacy Policy

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1. Introduction

This policy explains how we collect, use, disclose, and protect your personal information when you purchase tickets or interact with our event ticketing services.

We are:
RMC 150th Anniversary Gala
c/o CanadianAlumni.ca Inc.
100 York Boulevard, Suite 550
Richmond Hill, ON L4B 1J8

CanadianAlumni.ca Inc. (“Canadian Alumni”) is a Canadian-based organization that provides event, communications, and community-support services for alumni organizations. Canadian Alumni acts as the administrative and operational organization for the RMC 150th Anniversary Gala, supporting ticketing, communications, and event logistics. As part of this role, Canadian Alumni may access and process personal information solely for purposes related to this event and in accordance with this Privacy Policy.

We operate in accordance with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and applicable laws of Ontario.

If you have questions, please contact us at contact@rmc150gala.ca.

2. Personal Information We Collect

We collect personal information that you provide when you purchase tickets or register attendees, including:

• Name
• Email address
• Mailing address
• Phone number
• Payment information (processed securely through our payment provider; we do not store full card details)
• Seating preferences
• Dietary restrictions
• Canadian Military College attended (if applicable)
  • College Number
  • Class Year (Year of Graduation)
• Information you provide when contacting us

If you register another person for the event, you confirm that you have their permission to share their information with us.

All personal information must be accurate and complete. If we suspect fraudulent or false information, we may record this for security purposes.

3. Information Collected Automatically

When you use our ticketing site, we may automatically collect:

• Device information (browser, device type, operating system)
• IP address
• Language and time-zone settings
• Usage data (pages visited, time spent, click patterns)

We may use cookies or similar technologies to improve the functionality of the ticketing site. You may disable cookies in your browser, but some features may not function properly.

We may use anonymized analytics tools (e.g., Google Analytics) to understand how users interact with the ticketing system.

4. How We Use Your Personal Information

We use your personal information to:

• Process your ticket order
• Contact you with event-related updates, reminders, and essential information
• Assign seating and manage dietary requests
• Support event operations and customer service
• Respond to questions or concerns
• Ensure event safety and logistics
• Comply with legal obligations

We do not use your personal information to send marketing emails.

5. Sharing Your Personal Information

We may share your personal information with:

1. CanadianAlumni.ca Inc. is a Canadian-based organization that provides event, communications, and community-support services for alumni organizations.
2. The Royal Military Colleges of Canada Alumni Association (RMCAA)
3. Service providers supporting the event, including:
   • Payment processors (e.g., Stripe)
   • Ticketing systems
   • Email notification platforms
   • Event logistics partners (e.g., seating, catering for dietary needs)
   • IT and security providers

All service providers are required to handle your personal information securely and only for the purpose of providing services related to this event.

We may also disclose personal information as required by law, or in the case of safety, security, fraud prevention, or legal compliance.

6. Where Your Information Is Stored

Your personal information may be stored or processed in Canada or in other jurisdictions where our service providers maintain servers.
We ensure that all third-party providers offer adequate privacy protections consistent with PIPEDA.

7. Security Measures

We take reasonable administrative, technical, and physical measures to safeguard your personal information against loss, theft, unauthorized access, disclosure, or misuse.

Payment data is encrypted and processed using secure, PCI-compliant systems.

No system is entirely risk-free, but we work to protect your information to the fullest extent possible.

8. Your Rights

Under PIPEDA, you have the right to:

• Access personal information we hold about you
• Request corrections to inaccurate information
• Withdraw consent (subject to legal or contractual limitations)
• Request deletion of your personal information once it is no longer required

To exercise any of these rights, contact contact@rmc150gala.ca.

9. Data Retention

We retain personal information only as long as necessary to:

• Manage the event
• Respond to inquiries
• Meet legal and accounting requirements

In most cases, this means up to 6 months after the event, unless additional retention is required by law.

10. Links to External Websites

Our ticketing site may contain links to third-party websites. We are not responsible for their privacy practices.
We encourage you to review the privacy policies of any sites you visit.

11. Changes to This Policy

We may update this policy from time to time. The date of the most recent revision will appear at the top of this page.

By continuing to use our ticketing services, you accept the terms of the updated policy.

12. Photography, Videography & Event Recording

By purchasing tickets to the RMC 150th Anniversary Gala, you acknowledge and agree — on behalf of yourself and all members of your party — that:

• Event organizers may photograph, film, or otherwise record the event, including attendees;
• Your likeness may appear in event photos, videos, livestreams, and other media captured before, during, or after the Gala;
• These photos and recordings may be used, without additional notice or compensation, for:
  • distribution to Gala guests and attendees;
  • post-event photo albums and recap materials;
  • archival purposes for the Royal Military Colleges of Canada Alumni Association and Canadian Alumni Inc.;
  • marketing, promotional, and commemorative materials related to the Gala or future alumni events (e.g., eVeritas coverage, alumni newsletters, websites, social media, or sponsor materials);
• Event organizers retain all rights to such recordings and may store, display, reproduce, or distribute them in accordance with this Privacy Policy.

If you have concerns or wish to discuss accommodations regarding photography or videography, you may contact us prior to the event at contact@rmc150gala.ca.

Politique de confidentialité du Gala du 150e anniversaire du CMR

1. Introduction

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous achetez des billets ou interagissez avec nos services de billetterie pour l’événement.

Nous sommes :
Gala du 150e anniversaire du Collège militaire royal du Canada (CMR)
a/s CanadianAlumni.ca Inc.
100, boulevard York, bureau 550
Richmond Hill (Ontario) L4B 1J8

CanadianAlumni.ca Inc. (« Canadian Alumni ») est une organisation canadienne qui fournit des services d’événements, de communications et de soutien communautaire aux associations d’anciens. Canadian Alumni agit à titre d’organisme administratif et opérationnel pour le Gala du 150e anniversaire du CMR, appuyant la billetterie, les communications et la logistique de l’événement. Dans ce rôle, Canadian Alumni peut accéder aux renseignements personnels uniquement aux fins liées à cet événement et conformément à la présente politique de confidentialité.

Nous opérons en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les lois applicables de l’Ontario.

Pour toute question, veuillez nous écrire à contact@rmc150gala.ca.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez lorsque vous achetez des billets ou enregistrez des participants, notamment :

• Nom
• Adresse courriel
• Adresse postale
• Numéro de téléphone
• Renseignements de paiement (traités de façon sécurisée par notre fournisseur de paiement; nous ne conservons pas les numéros complets de cartes)
• Préférences de sièges
• Restrictions alimentaires
• Collège militaire canadien fréquenté (le cas échéant)
• Numéro de collège
• Année de promotion
• Renseignements fournis lorsque vous communiquez avec nous

Si vous inscrivez une autre personne à l’événement, vous confirmez que vous avez sa permission de partager ses renseignements avec nous.

Tous les renseignements personnels fournis doivent être exacts et complets. Si nous soupçonnons des renseignements frauduleux ou inexacts, nous pouvons les consigner à des fins de sécurité.

3. Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous utilisez notre site de billetterie, nous pouvons automatiquement recueillir :

• Renseignements sur l’appareil (navigateur, type d’appareil, système d’exploitation)
• Adresse IP
• Paramètres de langue et de fuseau horaire
• Données d’utilisation (pages consultées, durée des visites, clics)

Nous pouvons utiliser des témoins (cookies) ou des technologies similaires pour améliorer la fonctionnalité du site. Vous pouvez désactiver les témoins, mais certaines fonctions pourraient être limitées.

Nous pouvons utiliser des outils d’analyse anonymisés (p. ex. Google Analytics) afin de comprendre comment les utilisateurs interagissent avec la plateforme de billetterie.

4. Utilisation de vos renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• Traiter votre commande de billets
• Vous transmettre des mises à jour, rappels et renseignements essentiels liés à l’événement
• Attribuer les sièges et gérer les demandes alimentaires
• Soutenir les opérations de l’événement et offrir un service à la clientèle
• Répondre à vos questions ou préoccupations
• Assurer la sécurité et la logistique de l’événement
• Respecter nos obligations légales

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour envoyer des courriels de marketing.

5. Partage de vos renseignements personnels

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec :

• CanadianAlumni.ca Inc., qui fournit des services d’événements, de communication et de soutien communautaire
• L’Association des anciens des Collèges militaires royaux du Canada (AACMRC)
• Des fournisseurs de services soutenant l’événement, notamment :
  • Processeurs de paiement (p. ex. Stripe)
  • Systèmes de billetterie
  • Plateformes d’envoi de courriels
  • Partenaires logistiques (p. ex. services de sièges, traiteurs pour restrictions alimentaires)
  • Fournisseurs de TI et de sécurité

Tous les fournisseurs doivent protéger adéquatement vos renseignements personnels et les utiliser uniquement aux fins de l’événement.

Nous pouvons également divulguer des renseignements si la loi l’exige ou en cas de sécurité, prévention de fraude ou conformité légale.

6. Lieu de stockage de vos renseignements

Vos renseignements peuvent être stockés ou traités au Canada ou dans d’autres juridictions où nos fournisseurs possèdent des serveurs.
Nous veillons à ce que tous les fournisseurs tiers offrent des protections adéquates conformes à la LPRPDE.

7. Mesures de sécurité

Nous prenons des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation ou l’utilisation malveillante.

Les données de paiement sont cryptées et traitées par des systèmes conformes aux normes PCI.

Aucun système n’est entièrement sans risque, mais nous nous efforçons de protéger vos renseignements au maximum.

8. Vos droits

En vertu de la LPRPDE, vous avez le droit :

• D’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• De demander des corrections en cas d’inexactitude
• De retirer votre consentement (sous réserve de limites légales ou contractuelles)
• De demander la suppression de vos renseignements lorsqu’ils ne sont plus requis

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@rmc150gala.ca.

9. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire afin de :

• Gérer l’événement
• Répondre aux demandes
• Respecter les exigences légales et comptables

Dans la plupart des cas, cela représente jusqu’à 6 mois après l’événement, sauf si la loi exige une période plus longue.

10. Liens vers des sites externes

Notre site de billetterie peut contenir des liens vers des sites tiers.
Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité.
Nous vous recommandons de consulter leurs politiques respectives.

11. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à tout moment.
La date de la plus récente révision apparaîtra en haut de la page.

En continuant d’utiliser nos services de billetterie, vous acceptez les modalités révisées.

12. Photographié, filmé ou enregistré à l’événement

En achetant des billets pour le Gala du 150e anniversaire du CMR, vous reconnaissez et acceptez — pour vous-même et pour toutes les personnes de votre groupe — que :

• Les organisateurs peuvent photographier, filmer ou enregistrer l’événement, y compris les participants;
• Votre image peut apparaître dans des photos, vidéos, diffusions ou autres médias captés avant, pendant ou après le Gala;
• Ces photos et enregistrements peuvent être utilisés, sans préavis ni compensation, pour :
  • la distribution aux invités de l’événement;
  • des albums photos ou résumés post-événement;
  • des archives de l’AACMRC et de Canadian Alumni Inc.;
  • des documents promotionnels, commémoratifs ou liés au marketing de futurs événements (p. ex. eVeritas, infolettres, sites Web, médias sociaux, matériel pour commanditaires);
• Les organisateurs conservent tous les droits liés à ces enregistrements et peuvent les stocker, afficher, reproduire ou distribuer conformément à la présente politique.

Si vous avez des préoccupations ou souhaitez discuter d’accommodements concernant la photographie ou la captation vidéo, veuillez nous contacter avant l’événement à contact@rmc150gala.ca.